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出版システム
(定期購読・マイナンバーシステム）
公職研様（文化通信bBB　2017/11/27 掲載）

　地方公務員向けの書籍、雑誌を発行する公職研は2016年12月に光和コンピューターのマイナンバーシステムを導入、さらに今年9月には定期購読システムも稼働した。

　同社は中堅の地方公務員に向けた今年創刊50周年を迎えた月刊誌『地方自治職員研修』をはじめとして、公務員の自己啓発、昇任試験・採用試験対策などの書籍を刊行している。書籍の稼働点数は約40点、新刊は年に5～6点。

　書籍の販路は主に全国79店舗の特約書店を中心とした書店ルートで、取次は日本出版販売、トーハン、大阪屋栗田、中央社、全国官報販売協同組合、大学図書との取引がある。直接販売は3分の1以下だという。

　「10年以上前に比べると書店さんに地方自治の棚が増えてきていると実感します」と大田昭一社長は話す。

　「市町村合併」や「地方分権」、「町おこし」、「都市計画」などの話題によって、地方自治が社会的注目を集めていることに、書店が反応しているためだと見られるが、各地で新規出店する書店店舗が大型化していることで、専門書の陳列スペースが広がっているという背景もありそうだ。

　一方で役所などへの雑誌の配達など、外商が強かった地域の中小書店は減っており、販売チャンネルが変化してきているという。

　同社の情報システムは、以前から主力商品である雑誌の定期購読で他社のシステムを利用していた。光和コンピューターと出会ったのは、2010年に書籍の販売管理システムを導入したときだった。

　ところが、2015年に定期購読システムのシステム会社が突如、出版システム事業からの撤退を通知してきた。3年後にはメンテナンスも停止されることに。「定期購読システムには膨大な個人情報が入っており、止めるわけにもいきません」（営業部・瀧澤玲奈さん）ということから、急拠、新システムの導入が必要になった。

　「実は消費増税の時にメンテナンスが有料だったこともあり、次に何かあったら光和にしようと腹づもりはしていました」と大田社長。そのため、定期購読システムは迷うことなく光和コンピューターに決めた。

　「販売管理システムを導入した時は6社ほどから見積もりをとりましたが、光和は最初の提案内容や金額から納得できるものでした。稼働後も何かあればすぐに来てくれるなど対応は良いです。同業他社にも薦めています」と大田社長は評価している。

　システムは「なるべくカスタマイズせずにシンプルにしたい」（瀧澤さん）という思いはあったが、請求方法などカスタマイズは必要だった。

　同社の雑誌は公費での購読が多い。一般的に定期購読は先払いになるが、公費の場合は1年購読後の請求になる。個人購読者の先払いと公費の後払いを両方処理できるようにしたのだ。

　また、それまで8桁だった顧客管理コードが、光和のシステムでは7桁だった。顧客コードを振り直すことが難しい取引先もあったため、システムを改修。テスト運用で判明した修正漏れを直すなど、この作業にも時間がかかったという。

　「当初からシステム稼働までに時間がかかることが想定できたので、長期間のスケジュールを立てて取り組みました。1年ほど時間をかけて定例会を繰り返し、何ができて、何ができないのかを確認しました」（瀧澤さん）という。

　今年6月から並行稼働を始め、9月に本稼働した。ただし、公費の請求期間が1～12月なので、年度の締めまでは念のため旧システムとの並行稼働を続けている。

　新システムは以前のシステムに比べて、3段階で入力していたものを1画面で入力できるようになるなど効率化されたが、「入力は早くなりましたが、以前は段階ごとに確認していたのでまだ慣れていません。ただ、慣れれば効率が良くなると思います」と瀧澤さん。

　公費の定期購読は1年ごとに購読を申し込むため、購読満了2カ月ほど前から顧客に「見積もり書」「納品書」「請求書」を送り、購読の継続を案内する。新システムでもすでにその作業が始まっているが、スムーズに運用できているという。

　マイナンバーシステムは、国の制度がスタートしたのに伴って、前年度から税務署に提出する支払調書へのマイナンバー記載が始まったことに対応するため導入した。

　従来の著者データベースにはマイナンバーを入力せずに、新たに導入したネットワークに接続していないスタンドアロンのパソコンにシステムを搭載してマイナンバーを管理。前回は支払い管理システムで出力した調書から、マイナンバーシステムに金額を転記して税務署提出用の調書を作成した。

　企画部企画第2課・山岸鉄矢課長は「前回は一人ひとりの金額を手入力しましたが、支払調書のデータを取り込めるようにするのが次の課題です」と話している。